لمن هذا النشاط
× مدراء المكاتب.
× العاملين في مجال السكرتارية التنفيذية.
× العاملين في مجال المتابعة والتنسيق.
× العاملين في الاتصالات الادارية.
× الإداريون.
× المساعدون الإداريون.
× المساعدون التنفيذيون.
× المشرفون.
الأهداف
× التعرف على المفاهيم الأساسية في إدارة المكاتب.
× طرق وأساليب المهارات والسلوكية الفنية لمديري المكاتب.
× المهارات الواجب تطبيقها في التوثيق والأرشفة الإلكترونية.
× تعرف على الممارسات الفعالة الإتصالات الإدارية.
× سبل إدارة الوقت بفعالية.
× مهارات إعداد وصياغة التقارير.
المحتويات
المفاهيم الأساسية في إدارة المكاتب
× أهمية وأبعاد وظيفة سكرتير مدير المكتب.
× الفرق بين السكرتارية وإدارة المكتب (المفهوم الشامل)
× وظائف واختصاصات سكرتير مدير المكتب.
المهارات الفنية لمديري المكاتب
× نظم المعلومات المكتبية ودور سكرتير مدير المكتب في تحديثها.
× مهارات إعداد وصياغة المراسلات والتقارير.
× معالجة البريد الصادر والوارد.
× جدولة وتنظيم المواعيد والمقابلات.
× فن استخدام الهاتف.
× مهارات حفظ وتوثيق وأرشفة وفهرسة وأمن المعلومات.
× تنظيم الاجتماعات وإعداد المحاضر.
المهارات السلوكية لسكرتارية مديري المكاتب
× مهارات الاتصال (فن الاتصال والحديث).
× مهارات التعامل مع الآخرين (الإتيكيت والبروتوكول).
× مهارات التعامل في مواجهة المشكلات.
× أنماط المديرين وكيفية التعامل معهم.
التوثيق والأرشفة الإلكترونية
× مفهوم نظام معالجة الوثائق الآلية.
× الأهداف الإستراتيجية للأرشفة الإلكترونية.
× أهداف الأرشفة الإلكترونية داخل المؤسسة.
× كيف يعمل نظام معالجة الوثائق والملفات.
× مميزات نظام معالجة الوثائق والملفات الآلي.
× المراحل العامة لتنفيذ مشروع تحويل أرشيف ورقي إلى أرشيف الكتروني.
إدارة الوقت
× مفهوم إدارة الوقت.
× أمور تساعدك على تنظيم وقتك.
× معوقات تنظيم الوقت.
× خطوات تنظيم الوقت.
× كيف تستغل وقتك بفعالية.
التقارير
× تعريف التقارير وأنواع التقارير.
× الاتصال الكتابي الفعال بالتقارير.
× أغراض ووظائف التقارير.
× كيفية إعداد التقارير ومصادرها.
× خصائص التقرير الفعال.