لمن هذا النشاط

× مدراء المكاتب.

× العاملين في مجال السكرتارية التنفيذية.

× العاملين في مجال المتابعة والتنسيق.

× العاملين في الاتصالات الادارية.

× الإداريون.

× المساعدون الإداريون.

× المساعدون التنفيذيون.

× المشرفون.

الأهداف

× تطوير مهارات وقدرات الإداريين الجدد والسكرتارية.

× تقديم مساهمة أكبر في مكان عملهم.

× تصبح أكثر ثقة بنفسك.

× أن تصبح أكثر إستباقية للأحداث.

× التواصل بشكل أكثر ثقة وفعالية مع مديرك ومع الزملاء والإدارات الأخرى.

× التعامل مع صعوبات وضغوط العمل في المكاتب العصرية.

× تحديد الأولويات بين المهام العاجلة والمهمة.

× تخطيط وتنظيم وإدارة الوقت بشكل أكثر فعالية.

× تقديم نفسك للآخرين بشكل أكثر ثقة وكفاءة.

× الكتابة بواسطة البريد الإلكتروني وإستخدام الهاتف بشكل أكثر إحترافية وفعالية.

المحتويات

مفهوم إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية

× تعريف الأمين والسكرتير.

× واجبات ومهام مدير المكتب والسكرتير.

× علوم الإدارة والإقتصاد وأهميتها للسكرتير.

× دور مدير المكتب والسكرتير في معاونة رئيسه.

× تخطيط العمل اليومي.

× الإعداد للسفر في الداخل والخارج.

× أهمية الإتصال ودور السكرتير في تسهيله وتنظيمه.

مقابلات الرئيس أو المدير

× العناية بإستقبال الضيوف.

× زائر بغير ميعاد سابق.

× زائر صديق أو قريب للمدير.

× زائر غير مرغوب فيه.

× زائر من العاملين.

× الصحفيون.

× إنهاء الزيارات التي طالت عمّا هو محدد لها.

الإجتماعات وأهمية دور السكرتارية

× إدارة الإجتماعات.

× مزايا وعيوب الإجتماعات.

× دور السكرتارية في تنظيمِ الإجتماعات.

× مواصفات غرفة أو قاعة الإجتماعات.

× مواصفات دعوات الإجتماع.

× واجبات السكرتيرِ أثناء وبعد الإجتماع.

مهارات التخطيط والتنظيم

× وضع الأولويات وإدارة الوقت.

× مهارات الإتصال الفعال.

× التعامل مع الضغوط.

× بناء فريق العمل.

× قواعد وأسس التصنيف والفهرسة.

× الأدوات المكتبية في مكتب السكرتارية.

كتابة الرسائل والتقارير ومهارات العرض

× مهارات الكتابة وإعداد وصياغة الرسائل والتقارير.

× التصميم وإختيار الشكل المناسب للتقرير.

× مهارات استخدام الهاتف.

× مهارات إستخدام البريد الإلكتروني.

× مهارات العرض والإلقاء.