لمن هذا النشاط

× مدراء المكاتب.

× العاملين في مجال السكرتارية التنفيذية.

× العاملين في مجال المتابعة والتنسيق.

× العاملين في الاتصالات الادارية.

× الإداريون.

× المساعدون الإداريون.

× المساعدون التنفيذيون.

× المشرفون.

الأهداف

× معرفة المنهجيات والممارسات الحديثة للعمل المكتبي والإدارة المكتبية.

× الواجبات والمسئوليات والمهام الأساسية لمديري المكاتب والوسائل الكفيلة للتميز.

× التزود بمهارات التخطيط والتنظيم في الإدارة المكتبية المتقدمة.

× صقل المهارات والقدرات الإدارية والسلوكية بالأسلوب الذي يرفع من فعالية الأداء للأعمال المكتبية.

× استغلال مفاهيم واستراتيجيات الاتصالات الحديثة لتسهيل تدفق العمل.

× استعمال الوظائف الأساسية للإدارة لبناء وصيانة أنظمة التنظيم المختلفة التي تؤدي لزيادة الإنتاج.

× تنفيذ استراتيجيات التواصل اللفظي والكتابي اللازمة لتنفيذ المسؤوليات بطريقة فعالة.

× وضع سلوك للخدمة يهدف إلى إرضاء العملاء الداخليين والخارجيين.

× ذكر الأسباب الرئيسية لضغط العمل والتقنيات اللازمة للتحكم بها.

× تطبيق تقنيات إدارة الوقت اللازمة لتحسين الإنتاجية في المكتب.

× تنظيم الاجتماعات بفعّالية.

‏‏دور مدير المكتب / المساعد التنفيذي: نظرة عامة

× تحديد القضايا والتحديات المشتركة. ‏

× تحديد الأهداف الشخصية.

× ما الذي يجعلك لا غنى عنه؟ ‏

× الدعم الاستباقي مقابل الدعم السلبي.

‏تحديد الأهداف وتحقيقها

× مهارات التخطيط. ‏

× نهج إدارة المشاريع لموظفي الدعم.

× إدارة الوقت.

× استراتيجيات إدارة التغيير.

× تحديد نقاط الضغط والتعامل معها.

× تنفيذ خطط العمل.

‏إدارة الموارد والفريق

× ‏‏تخصيص الموارد البشرية للمهام والمشاريع ‏

× مراقبة أداء الفريق والذات ‏

× ‏‏تقييمات الفريق ومراجعاته ‏

× ‏‏تضمين عضو جديد في الفريق بفعالية ‏

× إدارة قضايا الفريق ‏

× تقنيات التدريب ‏

× ‏‏المسائل التأديبية ‏

× ‏‏نهج وتقنيات تحديد الأولويات ‏

‏‏الاتصالات

× تحسين الاتصالات داخل فريق قائم ‏

× ‏‏مهارات الفم والاستماع ‏

× تقديم التقارير إلى الإدارة ‏

× مهارات وتقنيات التفاوض ‏

× إدارة الأشخاص الصعبين ‏

حل المشاكل العملية

× ‏كيفية التعرف على أزمة تلوح في الأفق - قبل أن يحدث فعلا‏

× ‏تقنيات بسيطة لحل المشاكل يمكنك تطبيقها على أي حالة‏

× ‏النهج الذي يركز على الحل - كيفية تقديم الأفكار بفعالية إلى رئيسك في العمل‏

× ‏كيف تقول "لا" دون الشعور بالذنب!‏

× ‏متى وكيف- لطلب المساعدة عندما تحتاج إلى المزيد من الموارد.

الاتزان والاحتراف‏

× ‏الاستماع النشط: أهم تقنية اتصال يمكن أن تتعلمها على الإطلاق‏.

× ‏فهم لغة الجسد — وما تقوله عندما لا تتحدث‏‏.

× ‏استخدام الإشارات اللفظية وغير اللفظية لقيادة الاحترام الذي تستحقه‏‏.

× ‏كيفية إبراز الثقة والمهنية في أي حالة‏‏.

× ‏كيفية الرد مهنيا على الانتقادات دون أن تصبح دفاعية‏‏.