لمن هذا النشاط

× مدراء المكاتب.

× العاملين في مجال السكرتارية التنفيذية.

× العاملين في مجال المتابعة والتنسيق.

× العاملين في الاتصالات الادارية.

× الإداريون.

× المساعدون الإداريون.

× المساعدون التنفيذيون.

× المشرفون.

الأهداف

× تحسين مهارات الاتصال والتواصل الفعال.

× زيادة الإنتاجية والكفاءة في العمل المكتبي.

× بناء شبكة علاقات مهنية قوية.

× التكيف مع التغيرات التكنولوجية في بيئة العمل.

× تمكين من إلهام وتوجيه فرق العمل لتحقيق أهداف المنظمة بشكل فعال.

× بناء علاقات عمل قوية وفعالة مع الزملاء والمدراء والعملاء.

× تطوير مهارات التفاوض بنجاح وحل النزاعات.

× تحسين مهارات التنظيم المهام والملفات بشكل فعال وزيادة الكفاءة.

× تحسين قدرة على كتابة التقارير والمقترحات والعروض التقديمية بشكل احترافي.

المحتويات

مفهوم إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية

× تعريف الأمين والسكرتيرِ.

× واجبات ومهام مدير المكتب والسكرتيرِ.

× علوم الإدارة والاقتصاد وأهميتُهُمَا للسكرتيرِ.

× دور مدير المكتب والسكرتير في معاونة رئيسه.

× تخطيط العمل اليومي.

× أهمية الاتصال ودور السكرتيرِ في تسهيلِه وتنظيمِه.

الاجتماعات وأهمية دور السكرتارية

× إدارة الاجتماعات.

× مزايا وعيوب الاجتماعات.

× دور السكرتارية في تنظيمِ الاجتماعات.

× مواصفات غرفة أو قاعة الاجتماعات.

× مواصفات دعوات الاجتماع.

× واجبات السكرتيرِ أثناء وبعد الاجتماع.

مهارات التخطيط والتنظيم

× وضع الأولويات وإدارة الوقت.

× مهارات الاتصال الفعال.

× التعامل مع الضغوط السلوكية والجسمانية.

× الأدوات المكتبية في مكتب السكرتارية.

× النظافة والأمن والسلامة في مكتب السكرتارية.

كتابة الرسائل والتقارير ومهارات العرض

× مهارات الكتابة، وإعداد، وصياغة الرسائلِ ،والتقاريرِ.

× التصميم واختيار الشكل المناسب للتقريرِ.

× مهارات استخدام الهاتف.

× مهارات استخدام البريد الإلكتروني.

× مهارات العرض والإلقاء.

الاتصال والتواصل الفعال

× التواصل الكتابي المتقدم.

× التواصل الشفهي.

× التواصل غير اللفظي.

× التواصل عبر الثقافات.

× البروتوكول والاتيكيت قواعد السلوك في بيئة العمل.

المهارات المتقدمة في إدارة المكاتب

× إدارة الأرشيف، وتنظيم، وحفظ السجلات والمستندات.

× إدارة الاجتماعات وتنظيم وإدارة الاجتماعات بفعالية.

× إدارة السفر: تنظيم وتنسيق الرحلات والسفريات.

× إدارة العلاقات مع العملاء.