لمن هذا النشاط

×   مدراء المعلومات.

×   مدراء المشاريع.

×   أخصائيو الأرشفة.

×   موظفي تكنولوجيا المعلومات.

×   أي شخص يعمل على إدارة المستندات في المؤسسة.

×   مدراء مكاتب الادارة العليا.

×   العاملون في مجال السكرتارية.

×   العاملين في مجال ادارة المشروعات.

×   العاملون في مجال المحفوظات.

الأهداف

×   تحديد مفهوم إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) وأهميتها في العصر الرقمي.

×   تزويد بمهارات ومعارف متقدمة في مجال إدارة المستندات الإلكترونية.

×   التعرف على العناصر الأساسية لنظام EDMS وكيفية تفاعلها مع بعضها البعض.

×   تطوير استراتيجية الفهرسة لضمان سهولة البحث والاسترجاع.

×   تطبيق تقنيات البحث المتقدم للعثور على المعلومات المطلوبة بسرعة ودقة.

×   فهم مراحل دورة حياة المستند من الإنشاء إلى الأرشفة والتدمير.

×   تطبيق إجراءات أمنية صارمة لحماية المعلومات الحساسة.

×   فهم اللوائح والقوانين المتعلقة بإدارة المستندات والامتثال لها.

×   إدارة التغيير وعملية الانتقال من الأنظمة التقليدية إلى الأنظمة الإلكترونية.

× التواصل بفعالية مع مختلف المستويات الإدارية والموظفين حول أهمية EDMS.

المحتويات

مقدمة في إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)

×   ما هي إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) أهمية، والمزايا التي توفرها.

×   مكونات نظام EDMS (قاعدة البيانات، واجهة المستخدم، محركات البحث، آليات الأمان).

×   فوائد استخدام EDMS (زيادة الكفاءة، تقليل التكاليف، تحسين التعاون، ضمان الامتثال للوائح).

×   التحديات الشائعة في إدارة المستندات.

دورة حياة المستند الإلكتروني

×   دورة حياة المستند (من إنشاء المستند إلى أرشفته).

×   عمليات أساسية في EDMS (إنشاء، تعديل، مشاركة، الموافقة، الأرشفة، الاسترجاع).

×   تصنيف المستندات.

×   المعايير الدولية لإدارة المستندات: ISO 15489.

الفهرسة والبحث المتقدم

×   مفاهيم أساسية في الفهرسة.

×   أنواع الفهرسة.

×   تقنيات البحث المتقدم.

×   أهمية كلمات المفتاح والمفردات المتحكم بها.

تطبيق عملي على نظام EDMS

×   اختيار نظام EDMS المناسب.

×   تثبيت وتكوين النظام.

×   نقل المستندات من الأنظمة القديمة إلى النظام الجديد.

×   كيفية تدريب المستخدمين على استخدام النظام الجديد.

أمن المعلومات والامتثال

×   أمن المعلومات في EDMS وكيفية حماية المعلومات.

×   أهمية الامتثال للوائح والقوانين المتعلقة بإدارة المستندات.

×   حفظ السجلات.

×   خطط الاستمرارية الأعمال وكيفية التعامل مع الكوارث.