إن الاجتماعات التي تبدأ وتنتهي دون اتخاذا قرارات أو تحديد المسؤوليات وإيجاد الحلول المناسبة هي اجتماعات غير هامة ومضيعة للوقت، لذا يجب أن يكون لديك رؤية واضحة ومخطط منظم لأدق التفاصيل التي ستناقش خلال الاجتماع وتأمين الجو العام المناسب ليكون اجتماعك مثمراً ومؤثراً وفعالاً.
إليك بعض الأساسيات التي تمكنك من قيادة أي اجتماع بكفاءة ونجاح
1. الوقت المناسب: حدد اجتماعك وفقا للوقت المناسب للجميع، ولا تجدوله وفقا لما تراه مناسبا لك.كأن تجعله في الساعات الأولى للعمل تفاديا لتأخر أحدهم عن الاجتماع، أو الساعات الأخيرة فيبدو الاجتماع مملا ومتعبا ومشحونا بالسلبية.
تأكيد موعد الاجتماع: إرسل رسالة لكل المشاركين بموعد الاجتماع وموضوعه قبل عدة أيام حتى يتمكنوا من تجهيز ما يودون مشاركته ومناقشته خلال وقت الاجتماع تأجيل أو إلغاء الاجتماع في حال تم تأجيل أو إلغاء موعد الاجتماع، يجب إبلاغ المجتمعين قبل موعد الاجتماع بأربع ساعات على الأقل حتى يتمكنوا من إعادة جدولة أعمالهم
هدف الاجتماع: ما هدفك من هذا الاجتماع؟. لا تنعقد الاجتماعات الرسمية أو غير الرسمية للتحدث بمواضيع عادية أو أحاديث شخصية، ولا لإلقاء خطاب بارد لا غاية منه أو هدف، يجب أن يكون لديك خطة واضحة بما تريد مناقشته والتحدث به، وجدولا منظما بالأفكار التي تود طرحها ومشاركتها
قسم وقت الاجتماع: يقسم الاجتماع إلى ثلاثة أقسام رئيسية:
· طرح موضوع الاجتماع: يتناول الموضوع الذي انعقد من أجله الاجتماع وعرض تقديمي للفكرة الموضوعة، وأمثلة واقعية، وطريقة ومدة التنفيذ
جلسة المناقشة: وهي غالبا ما تكون صاحبة النصيب الأكبر من وقت الاجتماع، ويتم فيها طرح الأفكار والاستماع لآراء الحاضرين وملاحظاتهم، ومناقشة المقترحات وتوضيح الإيجابيات والسلبيات لكل مقترح وإيجاد الحلول المناسبة
اتخاذ القرار: وهو النتيجة النهائية لكل ما سبق ذكره وفيه يتم اتخاذ القرار النهائي وتوحيد الاقتراحات والأفكار، وتحديد المهام وتوزيعها، وتعين موعد المباشرة والموعد النهائي للتسليم
إن إعطاء الوقت الكافي لكل قسم دون أن يطغى على وقت الآخر، وإيجاد الطريقة السلسة التي تتماشى مع شخصيتك بإدارة وقت الاجتماع سيضمن لك المحافظة على التقيد بجدولك الزمني بنجاح.
موقع الاجتماع: اختر المكان الملائم للاجتماع، واحرص أن تكون غرفة الاجتماعات واسعة مضاءة وذات تهوية ودرجة حرارة جيدة، ومزودة بما تحتاجه من شاشة العرض والانترنت وتخديم موقع الاجتماع بشكل جيد (كالماء، المناديل الورقية... الخ) حتى تؤمن الجو المريح للجميع.
كن حاضرا قبل الجميع: احرص أن تكون أول الحاضرين في غرفة الاجتماع واختر مكانا لجلوسك بحيث تكون على رأس الطاولة في الاجتماع لإعطاء الشعور بالسلطة إذا كان غرض الاجتماع اتخاذ قرارات معينة، أو في الوسط عندما يكون الهدف التحفيز وخلق الأفكار لإشعار الحاضرين بالراحة ودفعهم على المشاركة. وتأكد أن تكون على اتصال مباشر بالعين مع الجميع باختلاف مواقعهم.
الترحيب: ابدأ اجتماعك بكلمات ترحيب حماسية وأشعرهم بمدى اهتمامك بتواجدهم لتلبية الاجتماع وكن مبتسما حتى تتخلص من شعور الرهبة وتتمكن بالبدء بأريحية.
احرص على وجود مرافق: لا تنسى أن تستدعي مرافقا لك بالاجتماع يتمتع بحسن الاستماع والتركيز وسرعة الكتابة حتى يتمكن من تسجيل كافة النقاط التي سيتم مناقشتها ولتتمكن من جذب انتباه الحاضرين وحرصك على عدم التلهي بالتدوين والتسجيل وإضاعة التواصل بلغة الجسد.
استغني عن الأساليب القديمة: كالورقيات والكتابة على اللوح البلاستيكي.استخدم الوسائل الحديثة في اجتماعاتك واجعلها
ذات طابع مختلف، وسخر كل ما يمكنك لجعل الاجتماع مرحا، فكل ذلك سيساهم بتثبيت ما قلت.
اجعل الكلام موجها لك: احذر أن تفقد السيطرة في الاجتماع، واجعل المناقشة تتم باستقبال الفكرة من قبلك وإعادة طرحها لباقي المجموعة عن طريقك حتى تسيطر على الأحاديث الجانية والضجيج والنقاشات التي من شأنها إضاعة الوقت وهدره.
إنهاء الاجتماع أنهي اجتماعك: كما بدأت به، فكما كنت خير مرحب كن خير مودع، وأثني عليهم تواجدهم وحسن تلقيهم ومشاركتهم، وذكرهم دوما بأننا نعمل لنكون الأفضل.